Algunos de los controles de acceso son implementados por parte de la persona usuaria dueña de la cuenta, que es quien define quién(es) puede(n) acceder a sus archivos y carpetas, mediante permisos de acceso compartido.
Existen tres niveles, según el tipo de acceso que se conceda:
Lectura
Este acceso solamente permite ver el contenido y leerlo, en algunos casos se restringe inclusive la descarga de copias de la información compartida.
Edición
Cuando se comparte con derecho de edición, las personas pueden ver, descargar y realizar modificaciones al contenido, borrar o crear nuevo contenido.
Comentarista
Las personas pueden ver y realizar anotaciones o comentarios sobre el contenido, que luego pueden ser valorados por la persona propietaria.
Para proteger la privacidad de las personas usuarias y otorgar seguridad a sus datos almacenados en la nube, las buenas prácticas recomiendan:
- Revisar los dispositivos autorizados, asegurándose de que solo los que reconoce, ya sean móviles o de escritorio, tienen acceso a sus cuentas
- Implementar la autenticación en dos pasos, para verificar la autorización.
- No compartir archivos o enlaces con personas extrañas, solamente con quienes se confíe plenamente.
- Cerrar sesión en dispositivos públicos o compartidos, dado que puede activarse el “recordar contraseña” en el dispositivo o en el navegador.
- La recopilación de datos sobre la ubicación debe basarse en el consentimiento informado de la persona.
- Utilizar contraseñas robustas que incluyan números, letras mayúsculas y minúsculas, caracteres permitidos, y que tengan una longitud aceptable.
- Emplear conexiones seguras evita los accesos no autorizados, ataques y pérdida de información.
- Realizar copias de seguridad de forma regular.
- Mantener el software actualizado, tanto el sistema operativo como el software antivirus y firewall.
Los proveedores de almacenamiento protegen el contenido de los archivos a través del cifrado de datos, tanto en tránsito como en reposo, almacenamiento en centros de datos seguros y controles de acceso personalizables. También ponen a disposición aplicativos como la Bóveda personal en OneDrive o la posibilidad de realizar copias de seguridad.