Las aplicaciones de almacenamiento en la nube tienen herramientas de búsqueda, etiquetado y clasificación, con el propósito de facilitar la gestión de archivos y carpetas, lo cual resulta muy útil cuando el repositorio empieza a crecer y es necesario agilizar la búsqueda de información.
Podemos identificar fácilmente la herramienta de búsqueda en la parte superior de la ventana, dado que contiene un ícono que semeja una lupa y un espacio para anotar el criterio para realizar la búsqueda.
Según se vaya escribiendo, pueden aparecer sugerencias de los archivos que estamos buscando. Si no se encuentran dentro del listado que se despliega, puede continuar escribiendo y luego presionar sobre el ícono de la lupa o en la tecla Enter.
La herramienta desplegará un listado de archivos que coinciden con la búsqueda, desde donde puede seleccionar o abrir el elemento. Es importante aclarar que los criterios anotados no solamente son buscados en el nombre del elemento, sino también en su contenido.
Cuando se accede a la búsqueda, se activan diferentes botones con filtros u opciones de ordenamiento que facilitan la localización de los archivos y que pueden ser utilizados en complemento de la herramienta, para facilitar la ubicación del contenido.
El etiquetado y clasificación de archivos son utilidades que ayudan aún más a la gestión de archivos, puesto que proporcionan acciones e información adicional.
En OneDrive, el etiquetado se refiere a la aplicación de etiquetas de retención o confidencialidad a archivos y carpetas, para organizar, proteger y administrar la información. Estas etiquetas pueden ayudar a clasificar documentos según su tipo, importancia o período de retención, los protegen de borrado accidental o incidental, facilitando la búsqueda y el cumplimiento de políticas de la organización.
Las etiquetas de retención permiten definir el tiempo que un archivo debe ser retenido, antes de su eliminación o archivo. Las de confidencialidad ayudan a clasificar la información según su nivel de sensibilidad, aplicando configuraciones de seguridad y permisos específicos.
Para aplicar etiquetado desde la interfaz web de OneDrive se debe localizar y seleccionar el elemento, luego abrir el panel de detalles en la esquina superior derecha, buscar la opción Aplicar etiqueta y elegir la etiqueta de retención o confidencialidad adecuada de la lista de opciones. Realizar el proceso inverso, para eliminar la etiqueta.
También es posible agregar información adicional a los elementos, como descripción o títulos que ayuden a identificar el archivo y su contenido, sin necesidad de abrirlo. Esta información también está disponible en el panel de detalles, tanto para OneDrive como para Google Drive.
Como se describió anteriormente, los elementos como archivos y carpetas pueden clasificarse como Favoritos en el caso de OneDrive o como Destacados en Google Drive, con lo cual, al marcarlos con una estrella, se crea un acceso directo o vínculo con el nombre del elemento en esta sección, lo cual permite localizarlos rápidamente. Cuando ya no es necesario mantener el elemento, puede desmarcarlo, haciendo clic sobre la estrella.