Su función es la de digitalizar información gráfica que se encuentra impresa, mediante la creación de un archivo que captura la imagen completa que ha sido escaneada. Los escáneres funcionan proyectando luz sobre una imagen, documento o inclusive sobre un objeto. La luz reflejada se dirige a la tecnología fotosensible a través de espejos y lentes, y luego se convierte en datos electrónicos que se utilizan para formar una copia digital del objeto original. La tecnología ha evolucionado al punto que ahora es posible escanear en 3D, para crear modelos físicos de objetos.
Vivimos en un mundo digital en el que guardar, compartir y tener a la mano la información es vital para nuestras actividades; por otro lado, la información digitalizada es mucho más fácil de ordenar y almacenar de forma segura. La tecnología de escaneado ha contribuido a revolucionar la gestión documental, reduciendo el esfuerzo y el espacio significativamente, además ha permitido recuperar y transformar información histórica.