Una presentación efectiva debe tener cierta estructura definida, que ayuda a desarrollar el tema y además, es importante que cumpla con los siguientes principios clave:
Claridad: Mensajes simples y directos.
Brevedad: Evite saturar con texto o información.
Coherencia:Diseño uniforme y estructura lógica.
Interactividad: Involucre al público cuando sea posible.
Relevancia: Contenido útil y adaptado a la audiencia.
Antes de iniciar con la elaboración de la presentación es necesario planificar tanto la estructura como el tratamiento que se le dará al contenido.
Planificación de la estructura
La estructura básica de una presentación multimedia consta de las siguientes partes:
Portada
Debe contener al menos la siguiente información:
- Título de la presentación.
- Nombre de la persona que presenta.
- Fecha y lugar.
Otra información relevante que aplique como: nombre de la organización, logotipo, imágenes relevantes.
Introducción
Dependiendo del tipo de auditorio y del tema, es posible que la introducción incluya:
- Saludo.
- Presentación personal de quien expone.
- Objetivo de la presentación.
- Contexto o motivación del tema.
- Breve resumen de lo que se abordará.
Desarrollo
El desarrollo es la parte más voluminosa y por ello se recomienda dividir el contenido en subtemas o secciones. El contenido comprende todo tipo de información como:
- Texto en prosa o párrafos.
- Texto numerado o en viñetas.
- Tablas de datos.
- Imágenes.
- Gráficos.
- Videos.
Conclusión
En la conclusión se realiza un cierre por lo que debe ser breve y concisa. La conclusión puede contener:
- Recapitulación de los puntos clave.
- Reflexión final o llamado a la acción.
- Espacio para preguntas o comentarios.
- Agradecimiento a la audiencia.
Tratamiento del contenido
A continuación, se describen las seis etapas o pasos básicos de planificación para lograr una presentación de calidad.
Definir el objetivo
En esta etapa se establece el propósito de la presentación: si es enseñar, informar, motivar y también corresponde caracterizar al público meta o audiencia para orientar el tema.
Recopilar el contenido
Previo a la creación de las diapositivas o páginas, es necesario compilar la información relevante, así como las imágenes que apoyarán los datos y cualquier otro elemento como videos o gráficos. Es importante verificar las fuentes y la calidad del contenido antes de decidirse a utilizarlo en su presentación.
Organizar la información
Una vez se tenga toda la información que va a ser utilizada para crear la presentación se debe organizar según la estructura lógica de la exposición (introducción, desarrollo y conclusión) y de ser necesario, dividir el contenido en secciones claras y coherentes.
Definir el diseño visual
Según el tipo de audiencia y el contenido se selecciona la plantilla o el tema en la aplicación, adicionalmente se pueden realizar ajustes en las diferentes opciones de colores, tipografías y otros aspectos gráficos como fondos y efectos, siempre manteniendo el equilibrio entre los diferentes elementos.
Aplicar multimedia
En esta etapa ya se cuenta con todo el contenido y el formato en la presentación por lo que es momento de agregar los elementos interactivos y sonoros, así como las animaciones y transiciones, siempre con moderación.
Ensayar y revisar
La última etapa es fundamental para garantizar un producto de calidad y acorde al objetivo planteado. Aquí se realizan pruebas de visualización e interactividad, así como una revisión general de la ortografía y calidad de los elementos visuales. Se recomienda realizar ensayos de la presentación oral para identificar y aplicar posibles ajustes en el contenido, la composición y el ritmo en la vista presentación