Establecer documentación y mantenimiento de registros.

La documentación de procedimientos del sistema HACCP así como los sistemas de documentación y registros se deberán ajustar a la naturaleza y magnitud de la operación para que se ejecuten correctamente y almacenen por el tiempo que se establezca, de modo que la empresa pueda demostrar su correcta aplicación en los controles del HACCP.

Para un manejo adecuado de la documentación se requiere la creación de un procedimiento de elaboración de procedimientos, registros o instructivos de trabajo, en el cual se detalla el formato a utilizar, apartados y requisitos para lograr la estandarización de estos.

Mantenimiento de registros

Los registros son fundamentales para demostrar la aplicación del sistema HACCP, sirven para la revisión y adecuación del plan, ya que con esto se puede ver el histórico del proceso de monitoreo, desvíos y acciones correctivas aplicadas en caso de desviación, incluyendo el descarte de productos.

En una empresa es indispensable el uso de registros, así como el mantenerlos actualizados, completos, ordenados y almacenados de manera correcta para su fácil ubicación, lo cual facilita en caso de auditoría el trabajo de la persona auditora, en la tentativa de averiguar la eficacia de los procesos y los procedimientos usados en la empresa.

*Imagen del curso anterior INA – HACCP para Industria Alimentaria.*

Con la implementación de un sistema HACCP se deben mantener cuatro tipos de registros, los cuales se detallan a continuación:

Documentos de apoyo utilizados en el desarrollo del plan HACCP: incluyen datos e información utilizada para establecer el plan, como, por ejemplo, programas prerrequisitos, la documentación que respalda la aplicación de las etapas preliminares, el análisis de peligros y la documentación científica base utilizada en la determinación de los PCC y los límites críticos.
Registros de aplicación del plan HACCP: utilizados para demostrar el cumplimiento del plan HACCP, como por ejemplo registros de monitoreo de límites críticos, acciones correctivas (desvíos y reclamos), verificación/validación del plan HACCP. A continuación, se detallan algunos de los requisitos con los cuales deben cumplir este tipo de registros, para documentar adecuadamente los procesos y procedimientos:
- Registros de monitoreo de PCC:
  - Encabezado: debe incluir logo y nombre de la empresa, nombre del documento, código alfanumérico, persona responsable, versión y fecha de emisión.
  - Espacio para evidenciar el correcto monitoreo: esto debe incluir fecha, hora, identificación del producto, codificación, línea de proceso asociada, presentación o tamaño, mediciones u observaciones reales, equipamiento usado, identificación de la persona operadora.
  - Criterios y límites críticos
  - Espacio para firma y fecha de verificación (persona encargada de la revisión del registro)
    
    El cumplimiento de los límites críticos establecidos en el Plan HACCP para cada PCC se demuestra por medio de los registros que se llevan durante el proceso y a su vez nos garantiza la inocuidad de los productos.
- Registros de desvío y de acción correctiva:
  Estos pueden estar en el mismo registro de monitoreo, asegurándose de tener un espacio de acciones correctivas en el cual anotar lo siguiente:
  - Identificación del producto (codificación)
  - Cantidad de producto retenido
  - Descripción de la desviación
  - Acciones correctivas tomadas e identificación de la persona responsable de tomarlas
  - Disposición final del producto
  - Resultados de la evaluación
    
    En caso de que el registro se encuentre aparte del de monitoreo, debe de asegurarse que cuente con encabezado.
- Registros de verificación/validación del plan HACCP:
  Es de vital importancia contar con resultados de una validación o auditoría anterior para compararlos con los resultados de la siguiente auditoría, con el objetivo de analizar las inconsistencias de los resultados y conseguir una evaluación significativa de la manutención del sistema HACCP. De ahí la importancia de registrar lo siguiente:
  - Las modificaciones en el plan HACCP (cambio en ingredientes, formulación, proceso, empaque y distribución)
  - Auditorías de proveedores que verifican el cumplimiento de las garantías o certificaciones
  - Calibraciones de todo equipo de precisión y monitoreo
  - Resultados de las pruebas microbiológicas o pruebas físico – químicas
  - Resultados de inspecciones internas del lugar
  - Resultados de pruebas de evaluación del equipo
Documentos de métodos y procedimientos utilizados en la implementación: se deben mantener los registros de los métodos y procedimientos utilizados durante un período mayor que dos (productos perecederos), o tres veces (productos no perecederos) de la vida útil del producto. Entre los métodos y procedimientos que deben almacenarse por ese período de tiempo están:
- Procedimiento de monitoreo de cada uno de los PCC: debe incluir, método, equipo utilizado, frecuencia y persona responsable de realizarlo.
- Acciones correctivas sugeridas a desviaciones de límites críticos
- Procedimiento de manutención de todos los formularios de registros
- Procedimientos de verificación y validación del sistema
- Programas de capacitación del personal: se debe incluir responsabilidades, responsables, frecuencia, y mantenerse actualizados de forma periódica.
Registros de programas de capacitación del personal: se deben almacenar los registros de capacitaciones de todas las personas operarias involucradas en el monitoreo de los límites críticos de los PCC y de las personas encargadas de la revisión de registros, así como de quienes toman y aplican las acciones correctivas para controlar los PCC.

Revisión de registros

Es indispensable para la identificación de posibles problemas que se puedan presentar en el proceso, tomar las medidas correctivas antes de que se genere un problema de salud pública. Se debe realizar por personal calificado diferente al que realiza el monitoreo (puede ser interno o externo), siempre asegurando el cumplimiento rígido de los criterios establecidos para cada PCC.