Una vez que las materias primas llegan a las instalaciones, el proceso de recibo debe ser meticuloso:
- Se deben programar las entregas, preferiblemente tanto el recibo y la entrega no se debe realizar durante las horas pico de trabajo.
- Mantener las áreas de recibo limpias, ordenadas e iluminadas.
- Verificar que las personas que se encargan de recibir la mercadería estén entrenadas para aceptar o rechazar los productos, según las especificaciones establecidas.
A continuación, se detallan los pasos principales en el recibo de las materias primas o material de empaque:
a. Inspección a realizar en la llegada de la materia prima
Control de la temperatura: utilizar termómetros calibrados para verificar la temperatura de la materia prima que se recibe.
Marcar los productos por almacenar, con fecha de recibo o con fecha de entrega.
Verificar la documentación (ficha técnica, orden de compra y otros).
Inspección visual y sensorial del producto.
Verificar la integridad del empaque.
Condiciones del vehículo y de la higiene personal de quienes realizan el transporte y entrega de las materias primas.
Es necesario facilitarle al personal asignado a la recepción de materias primas los elementos requeridos para cumplir su labor, entre estos: la orden de compra, termómetro, desinfectante para el termómetro y las especificaciones o fichas técnicas.
b. Descarga, etiquetado y trazabilidad interna, de la materia prima.
Recibidas y aceptadas las materias primas, deben ser etiquetadas con la fecha de recibo, el nombre del producto, el lote del proveedor y otra información relevante para la trazabilidad interna.
Los productos perecederos deben ser descargados y trasladados inmediatamente a las áreas de almacenamiento apropiadas (refrigeración y congelación), para mantener la cadena de frío.
Los productos secos deben almacenarse en áreas limpias, secas y bien ventiladas, protegidos de plagas y alejados del suelo.
El etiquetado interno de las materias primas y material de empaque permite que los productos sean manipulados de una manera más eficiente, reduce la posibilidad de desperdicio y facilita la aplicación del método PEPS.
c. Manejo de materia prima o material de empaque rechazado.
Se debe seguir el procedimiento para el manejo de materias primas que no cumplen las especificaciones establecidas por la empresa.
Estos productos deben ser segregados, etiquetados como rechazados y devueltos al proveedor o desechados, de acuerdo con las políticas de la empresa y la normativa ambiental.
Personal capacitado:
El personal encargado de la recepción debe estar capacitado en criterios de aceptación/rechazo, uso de equipos de medición, manejo de documentación y buenas prácticas de higiene.