Las viñetas y listas numeradas en una presentación multimedia cumplen varias funciones importantes que ayudan a mejorar la comunicación visual y la comprensión del contenido. Su uso permite organizar la información, puntualizar ideas principales y facilitar su memorización, también mejoran la estética visual porque las dispositivas se ven más limpias y ordenadas sin sobrecarga de texto.
El uso de numeración se reserva para elementos que llevan un orden estricto, mientras que las viñetas puntualizan aspectos y también pueden ser aplicadas a párrafos medianos; aunque no es muy frecuente este uso.
Otro de los propósitos al utilizar viñetas y listas numeradas es ayudar a guiar la exposición, sirviendo como apoyo para la persona que presenta, ayudándole a seguir una secuencia lógica durante su explicación.
Al aplicar este formato se puede crear primero la lista y luego asignar el formato o bien, seleccionar el formato e ir creando la lista. Para cualquiera de las dos alternativas, la opción de viñetas y numeración se localiza en la cinta Párrafo del menú Inicio.
Es posible asignar viñetas y numeración preestablecida o configurarlas según el gusto. Al seleccionar el icono en forma de triángulo invertido o cuña que está al lado del botón, se despliega un submenú con opciones sugeridas. Al pie de este submenú la persona usuaria tiene la posibilidad de personalizar tanto las viñetas como el formato de numeración.
Al hacer clic sobre la opción Numeración y viñetas del submenú desplegado, se abre un cuadro de diálogo en dónde se puede cambiar el tamaño relativo, el color, personalizar el símbolo o el formato de numeración.
Para eliminar las viñetas o la numeración asignadas a un texto, basta con seguir los mismos pasos y seleccionar Ninguna de la lista de opciones disponibles.