La conversión de archivos tiene diversos propósitos específicos según el formato de archivo al cual se vaya a convertir, pero en términos generales aporta autenticidad, seguridad ante posibles modificaciones, facilita su uso y lectura mediante formatos estandarizados.
El formato PDF (de las siglas de Portable Document Format) es un formato mundialmente estandarizado para convertir archivos de diferentes formatos como documentos, hojas de cálculo y presentaciones.
Su principal ventaja es que permite conservar la integridad del texto y del diseño, también cuenta con opciones para seguridad, mediante la incorporación de certificados digitales.
Los archivos PDF son fáciles de compartir, son universalmente compatibles porque pueden ser vistos e impresos en diversas plataformas y sistemas operativos.
En muchos casos, al convertir el archivo, también se reduce su tamaño, haciéndolo más portable.
La mayor parte de las aplicaciones de productividad poseen la opción de guardar el archivo en este formato.
Solamente debe buscarlo dentro de las opciones de tipo de archivo en Guardar como o Guardar una copia. Los equipos diseñados para escanear también producen documentos en este formato.
Mediante diversas aplicaciones, tanto gratuitas como de pago, es posible manipular los archivos PDF separando o fusionando documentos, lo cual es útil para extraer páginas específicas o crear archivos compuestos junto con otros archivos PDF como currículums o informes.
HTML
El formato HTML (HyperText Markup Language) es el principal lenguaje que se utiliza para estructurar y desplegar el contenido web. Algunas de las aplicaciones de productividad, principalmente procesadores de texto, tienen la opción de guardar sus documentos en formato HTML, lo cual permite que posteriormente puedan ser abiertos mediante un navegador, conservando todas sus propiedades de formato y estructura, así como los elementos gráficos que se le hayan incorporado.
Para que un archivo pueda ser guardado y luego abierto como página web en un navegador, debe buscar la opción en el tipo de archivo a la hora de Guardar o Guardar como y seleccionar la que indique que se guarda como página web completa. Se generará un archivo que puede abrir directamente haciendo clic sobre él y seleccionando el navegador de su preferencia.
Algunas de las ventajas para decidir convertir un documento a HTML son: compartir contenido en la web, evitar la corrupción de los datos, flexibilidad en la lectura por ser más adaptable e integración con otras herramientas web.