Un componente fundamental del sistema de inocuidad en la Industria Alimentaria es el sistema de documentación.
Lejos de ser un simple conjunto de papeles o archivos digitales, la documentación es el pilar que sostiene la calidad e inocuidad en cada etapa de producción.
Imagine si cada proceso, desde la recepción de materia prima hasta el empaquetado final, es una receta comunicada de forma oral.
El resultado podría variar cada vez que es transmitida, generando inconsistencias, errores y lo más crítico de nuestro sector: riesgos a la salud de la persona consumidora.
Si la documentación es una receta maestra, clara y precisa, en la cual se establece un mapa detallado que guía a todo el equipo, se logra la estandarización de las operaciones para así asegurar que cada paso se realice con el mismo rigor y calidad.
En el contexto de las Buenas Prácticas de Manufactura, la documentación no solo es una recomendación; es un requisito indispensable que sirve como la memoria de la organización, en la cual se plasma:
Esto no solo permite cumplir la normativa, sino también facilita la formación del personal, la trazabilidad de los productos, la identificación de las áreas de mejora y, en última instancia, la confianza de nuestra clientela en la calidad e inocuidad de nuestros alimentos.
¿Por qué documentar?
La elaboración de la documentación es una etapa importante en la implementación de las Buenas Prácticas de Manufactura, ya que es lo que va a garantizar una administración adecuada de los procesos.
Es importante contar con un buen sistema documental porque:
- La documentación demuestra que la empresa cumple con los requisitos del RTCA, es esencial para la obtención de permisos, licencias y para evitar sanciones.
- Permite la trazabilidad de las materias primas, los procesos de producción y la distribución de los productos terminados. Esto es vital en caso de una alerta sanitaria.
- Permite que los procedimientos se realicen de manera consistente y uniforme, independientemente de quien los ejecute.
- Son herramientas fundamentales en la capacitación del personal y en la inducción de nuevos(as) trabajadores(as).
- Al registrar los datos de producción, controles de calidad y desviaciones, se pueden identificar áreas de mejora e intervenir a tiempo problemas de calidad e inocuidad.
- Un sistema de documentación sólido es un requisito indispensable para las auditorías internas y externas, así como para obtener certificaciones de calidad como el HACCP o la ISO 22000.
¿Cuándo documentar?
La documentación es un proceso vivo que debe integrarse en la rutina operativa de la empresa. Sin embargo, hay momentos clave en los cuales la documentación es particularmente importante.
Al iniciar la producción o comercialización de un nuevo producto
- Desde la etapa de diseño de la planta, es fundamental documentar los planos, los diagramas de flujo de personal y materiales, y la distribución de áreas. Esto asegura que la infraestructura cumple con los requisitos sanitarios de BPM.
- Para obtener el registro sanitario de un producto alimenticio, se deben presentar una serie de documentos que evidencien el cumplimiento de los requisitos del RTCA; esto incluye documentación de la formulación del producto, los procesos de producción y las especificaciones del producto final.
Durante la operación diaria
- La documentación debe ser un registro en tiempo real de todas las actividades relacionadas con la producción. Algunos de estos registros de recepción de materias primas, de temperaturas, limpieza y desinfección, mantenimiento de equipos, capacitación de personal, entre otros.
- En la gestión de incidentes, al ocurrir una desviación, un retiro de producto o la queja de un(a) cliente(a).
- En la actualización de procedimientos, ya que deben ser documentos vivos que se revisen y actualicen periódicamente, especialmente cuando hay cambios en el proceso, el equipo o las materias primas.
Antes de una auditoría o inspección
- Los documentos son la principal evidencia del cumplimiento de las BPM ante una auditoría, ya sea esta interna o externa. Se debe asegurar que todos los registros están completos, organizados y actualizados.
- En una auditoría por lo general se revisan los registros de producción, los programas de limpieza, los resultados de análisis, los registros de capacitación, entre otros.
Consejos a la hora de redactar un documento
En el momento de redactar cualquier tipo de documento, se requiere tomar en cuenta lo siguiente:
Términos importantes
- Documento controlado:
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Es un documento oficial que se utiliza en el sistema de BPM. Se le asigna un código y título únicos, y se registra en una lista maestra de documentos. Su propósito es asegurar que solo se usen versiones aprobadas y vigentes.
- Borrador:
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En la versión inicial del documento que está en proceso de elaboración. Se utiliza para sus revisiones internas y no debe ser usado en ninguna operación de la empresa, ya que aún no ha sido aprobado oficialmente y pueden causar errores o inconsistencias en los procesos.
- Documento obsoleto:
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Es la versión anterior de un documento que ya no está vigente. Debe ser retirado de los lugares de trabajo, para evitar que el personal lo utilice por error. Mantener la documentación actualizada es de vital importancia, para garantizar que todos(as) trabajen con la información más reciente y correcta.
- Sistema de Gestión de Inocuidad de los Alimentos (SGIA):
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Es el conjunto de procesos, procedimientos y registros que una empresa utiliza para garantizar la seguridad de los alimentos que produce. El control de los documentos es un pilar fundamental de este sistema.