A diferencia de los procedimientos, los cuales dicen cómo hacer una tarea, los registros demuestran que la tarea se hizo. Son una herramienta vital para:
- Verificación: demuestran a las autoridades que se está cumpliendo con los requisitos de inocuidad y calidad.
- Trazabilidad: permiten rastrear un producto desde su origen hasta su destino final, lo cual es fundamental en caso de un retiro de producto.
- Mejora continua: sirven como datos para analizar tendencias, identificar problemas y optimizar los procesos.
Estructura del registro
Al igual que un procedimiento, un registro debe tener:
- Título: un nombre que describa el propósito del registro.
- Código: una identificación única y sencilla para el documento.
- Versión: el número de la versión vigente.
- Fecha de aprobación: la fecha en la cual el documento fue aprobado oficialmente.
- Responsable de la elaboración y aprobación: el nombre y el cargo de la persona responsable.
Ejemplo:
