Elaboración de procedimientos

Un procedimiento se define como el modo de proceder o el método que se implementa para llevar a cabo ciertas tareas o ejecutar determinadas acciones.

Los procedimientos ayudan a estandarizar procesos, de forma tal que se pueda garantizar que dicha actividad se ejecutó adecuadamente, aunque haya sido realizada por diferentes personas.

La implementación de las normas de Buenas Prácticas de Manufactura implica la elaboración de una serie de procedimientos para asegurar la efectividad del sistema de inocuidad.

Estructura del procedimiento

Un buen procedimiento no solo cumple con los requisitos técnicos, sino que también es una herramienta práctica y fácil de usar para todos(as).

Una estructura clara y lógica es clave para lograrlo. El formato del procedimiento debe ser sencillo y funcional, la clave es elegir un estilo que sea fácil de entender para todo el personal de la empresa.

Encabezado

El encabezado es la identificación del procedimiento, en el cual se establece el título, el código, la versión y la fecha de aprobación, asimismo la persona responsable de la elaboración y aprobación del documento.

Objetivo y alcance

Este apartado define el propósito del procedimiento​ e indica dónde se aplica el procedimiento (un área, un proceso o toda la empresa).

Responden al:

Ejemplo:

Objetivo: Asegurar que todas las materias primas e ingredientes que ingresan a la planta cumplan con las especificaciones de calidad e inocuidad establecidas, para garantizar la producción de alimentos seguros y conformes.

Alcance: Este procedimiento aplica a la recepción, almacenamiento y manejo de todas las materias primas (incluyendo ingredientes, aditivos y materiales de empaque), que se utilizan en las áreas de producción de la empresa.

Definiciones y abreviaturas

Aquí se aclaran los términos y abreviaturas esenciales para evitar confusiones y cuya comprensión es importante para la ejecución efectiva del procedimiento.

Ejemplo:

RTCA: Reglamento Técnico Centroamericano

SGIC: Sistema de Gestión de Inocuidad y Calidad

Responsabilidades

En este apartado se aclara quién hace qué, e indica las personas responsables de asegurar que este se cumpla.

Enumera a las personas o los roles que se encargan de asegurar que el procedimiento se cumpla. Deben describirse en forma breve las tareas que corresponden a cada rol.

Encargado de almacén:	Es responsable de recibir físicamente las materias primas y verificar que la cantidad coincida con la orden de compra. Revisa que el empaque y el transporte no presenten daños. Asegura el almacenamiento correcto de las materias primas según las condiciones especificadas (temperatura, humedad, etc.).
Auxiliar de calidad:	Realiza el muestreo y la inspección de las materias primas al momento de la recepción. Asegura que la documentación del proveedor (certificados de análisis, etc.) esté completa y sea correcta. Registra las no conformidades y notifica a la persona responsable.
Gerente de compras:	Verifica que los proveedores estén aprobados y tengan sus documentos al día. Participa en la gestión de las no conformidades detectadas en la recepción.

Descripción del procedimiento

Es la parte central del documento, en la cual se detallan los pasos para lograr el objetivo del procedimiento.

• Describe las actividades de forma clara, secuencial y lógica.
  
  
• Utiliza un lenguaje sencillo y frases cortas.
  
  
• Organiza los pasos con subtítulos o viñetas, para que sea fácil de seguir.

Ejemplo:

Descripción: Este procedimiento se divide en tres etapas:

Primera etapa, limpieza seca: remueva los residuos grandes y la suciedad suelta utilizando escobas, cepillos o aspiradoras industriales. Deposite los residuos en los depósitos identificados. Limpieza húmeda: lave todas las superficies con agua y detergente. Restriegue enérgicamente las superficies, utilice equipos de alta presión si es necesario. Enjuague para eliminar completamente los residuos de jabón. Desinfección: aplique la solución desinfectante en las superficies de contacto con el alimento y otras áreas críticas, déjela actuar por el tiempo especificado por el fabricante. Finalmente, enjuague si el producto lo requiere.

Registros asociados

Aquí se indica qué formulario o documentos se deben completar como evidencia de que el procedimiento se ha seguido.

Ejemplo: