Cada unidad es responsable de registrar la previsión de recursos en el presupuesto, asignando los fondos a las subpartidas y subniveles de acuerdo con sus planes operativos. Es fundamental identificar correctamente las subpartidas y los subniveles para la adquisición de bienes y servicios, siguiendo el "Clasificador por Objeto del Gasto del Sector Público" vigente, ya que una clasificación incorrecta puede causar retrasos, problemas en la ejecución del presupuesto y consecuencias negativas para el Instituto.
Es responsabilidad de cada unidad ejecutora asignar únicamente los recursos estrictamente necesarios, asegurando con ello el cumplimiento de los objetivos institucionales.
Para bienes duraderos, como maquinaria y equipo, se debe consultar la codificación actualizada en el SIREMA y verificar su vínculo con el SICOP.
Al formular el presupuesto, cada unidad ejecutora deberá:
- Analizar la capacidad de ejecución, basándose en los informes anuales de ejecución presupuestaria de al menos los últimos cinco años, proporcionados por la Unidad de Recursos Financieros.
- Considerar la información suministrada por la Unidad de Planificación y Evaluación para la formulación del presupuesto del año correspondiente.
- Verificar el inventario de materiales disponibles en el almacén del Instituto para aprovechar los recursos existentes.
- Consultar a la Unidad de Compras sobre las adquisiciones realizadas y las que estén en proceso, evitando duplicar presupuestos para bienes que ingresarán en el ejercicio económico vigente.
- Considerar las Normas Técnicas de Inversión Pública vigente.