Como se indicó anteriormente, serían fuentes de acceso restringido aquellos registros que, aun formando parte de registros de acceso público, no son de acceso irrestricto (ilimitado), ya que la información ahí contenida (y por supuesto los datos personales), es solo de interés para la persona titular de los datos personales, o quien demuestre el interés legítimo, o para la Administración Pública.

Su tratamiento está permitido únicamente para fines públicos o si se cuenta con el consentimiento expreso del titular. 

Algunos ejemplos de este tipo de datos personales son:

• los registrados en el SICERE (Sistema Centralizado de Recaudación), en el que se registran las personas trabajadoras que se encuentra aseguradas.
• el EDUS (Expediente Digital Único de Salud), en donde la CCSS registra datos relativos a la salud de una persona, sea esta menor o mayor de edad.
• el RTBF (Registro de Transparencia y Beneficiarios Finales), en donde se registra quiénes son los socios de las sociedades activas existentes en Costa Rica.
• El CIC (Centro de Información Crediticia), que es un sistema integrado de registro que consolida la información de la situación crediticia de los deudores.
• El SINIRUBE (Sistema Nacional de Información y Registro Único de Beneficiarios del Estado), en donde se registran las personas que son beneficiarias de programas de ayuda social y otras bases de datos que tienen como naturaleza limitar su acceso en los términos expuestos.

Solo podrán tener acceso a este tipo de datos personales: la persona titular de los datos o bien aquella que demuestre un interés legítimo para ello; también podrían tener acceso aquellas personas (sean físicas o jurídicas) que hubieran sido autorizadas por el titular mediante consentimiento informado. Por otra parte, los datos también son de acceso para la entidad pública en el marco de sus competencias, que esté autorizada para tal finalidad.