El registro de datos es una de las herramientas más importantes dentro de la gestión y aseguramiento de la calidad, ya que constituye la base objetiva para el análisis, control y mejora continua de los procesos.
El registro de datos es la recolección, almacenamiento y organización sistemática de información generada en los procesos productivos, de inspección, de control y de gestión, con el fin de:
- Evidenciar la conformidad con los requisitos de calidad
- Demostrar trazabilidad de las actividades realizadas
- Facilitar la toma de decisiones basadas en hechos objetivos
En sistemas de gestión como ISO 9001, ISO 22000 o la norma de inocuidad alimentaria BRCGS, los registros son considerados documentos de control obligatorios que respaldan la eficacia del sistema.
Herramientas con gráficos
Para facilitar el análisis de los datos se pueden utilizar diversas herramientas de calidad, tal como los gráficos. Los más utilizados forman parte de lo que se conoce como Las siete herramientas básicas de Ishikawa.
Reciben este nombre en honor al ingeniero japonés que promocionó su uso, primero en Japón con un gran éxito y después en el resto del mundo.
Según las personas expertas más reconocidas en temas de calidad, el buen uso de estas sencillas herramientas, por parte de todo el personal, conseguiría reducir en un 90 % los problemas de calidad existentes.
A continuación, se muestran estas herramientas:
- Plantillas para la recogida de datos.
- Histogramas.
- Diagramas de Pareto.
- Diagramas causa-efecto.
- Diagramas bivariantes.
- Estratificación.
- Gráficos de control.
En este recurso didáctico estudiaremos algunas de ellas.
Histogramas
Es un gráfico de barras verticales, el cual permite ordenar la información numérica. Muestra una representación visual de los datos.
Entonces, podemos definir el histograma como un resumen gráfico de los valores producidos por las variaciones de una determinada característica, representando la frecuencia con que se muestran distintas categorías dentro de dicho conjunto.
Se utilizan los histogramas en aquellos estudios en los cuales se analiza la pauta de comportamiento de un determinado fenómeno, en función de su frecuencia de aparición.
Son beneficiosos para todos aquellos procesos en los cuales se pretenda una mejora de la calidad e inocuidad, y si los datos han sido tomados de una forma correcta, las conclusiones que se pueden obtener son inmediatas.
Sus principales características son:
- Síntesis, resumiendo grandes cantidades de datos.
- Análisis, analizando datos y mostrándonos esquemas de comportamiento y pautas de variaciones que no se captan fácilmente en las tablas numéricas.
- Capacidad de comunicación, transmitiéndonos información de forma clara y sencilla, sobre situaciones complejas.
Por lo tanto, cuando se trata de analizar la dispersión que presentan unos datos, el histograma es la representación gráfica más adecuada.
Para la realización de un histograma, su base se sitúa sobre un eje horizontal, se marcan una serie de intervalos y sobre cada uno de ellos se coloca un rectángulo de altura que corresponderá a la frecuencia de la clase representada.
En cuanto a su construcción, los pasos serían:
- Preparación de los datos: deben estar basados en hechos, ser exactos, que recojan toda la información relevante y representativa del proceso.
- Determinar los valores extremos de los datos y el recorrido, identificar en la tabla de datos originales el valor máximo, el valor mínimo y el recorrido.
- Definir las clases que contendrá el histograma o los intervalos en que se divide la característica sobre la que se han tomado los datos.
El mínimo para un histograma son 40 datos, aunque puede ser menor, si el histograma original ha sido estratificado.
Diagrama de Pareto
Se emplea para analizar los problemas, ordenándolos de acuerdo con la frecuencia con que se presentan. Su utilidad es para saber por dónde priorizar, qué problemas debo resolver de primero. Se presentan como tablas o gráficos.
El diagrama de Pareto es una herramienta de análisis que nos ayuda en la toma de decisiones para la mejora de la calidad e inocuidad, identificando y eliminando de forma crítica las causas del problema.
Se basa en el principio formulado por Vilfredo Pareto, que dice que el 80% de los problemas se pueden solucionar, si se eliminan el 20% de las causas que los originan.
Mediante el estudio y análisis de este diagrama se observa que, en general son pocas causas las que originan el problema, causas fundamentales, y el resto son las que ocasionan una mínima parte del problema, y se denominan causas triviales.
El diagrama de Pareto se utiliza básicamente para lo siguiente:
- Determinar los factores más importantes del problema
- Establecer las causas raíz del problema
- Tomar decisiones para la mejora y elementos a mejorar
- Comprobar que se ha conseguido el efecto deseado
El diagrama de Pareto es un gráfico que se construye anotando las causas de un problema en el eje horizontal, colocando de izquierda a derecha las de mayor incidencia en el problema, de tal forma que vayan disminuyendo en orden decreciente; y dos ejes verticales, en el del lado izquierdo se representa la magnitud del efecto provocado por las causas, y en el lado derecho con una escala porcentual de efecto de las causas, comenzando por las de mayor tamaño.
A continuación, se muestra un gráfico de Pareto que muestra lo explicado anteriormente:
Imagen del libro ‘Introducción al Control de Calidad’, de Kaoru Ishikawa, 1989.
Para realizar correctamente un diagrama de Pareto, debemos seguir los siguientes pasos:
- Plantear qué clase de problema se desea investigar. Los datos necesarios han de ser objetivos, consistentes, representativos y verosímiles, y determinar el período de tiempo.
- Ordenar los elementos incluidos en el análisis, calculando las contribuciones totales y parciales.
- Efectuar para cada elemento de la lista el cálculo del porcentaje y el porcentaje acumulado.
El diagrama de Pareto es un tipo de distribución de frecuencias. Se prepara recogiendo datos, por ejemplo, el número de diferentes tipos de defectos, reprocesos, desechos y reclamaciones, o de pérdidas en dinero y pérdidas en porcentajes, junto con sus varias causas, y luego se representan por orden decreciente de frecuencia.
La identificación y eliminación de estos problemas nos permite alcanzar enormes beneficios. Si no identificamos así los problemas verdaderamente importantes, malgastaremos mucho esfuerzo.
Se pueden alcanzar resultados incomparablemente mejores si todos los departamentos cooperan para eliminar los problemas más grandes.
Desgraciadamente, a menudo se eluden los problemas más grandes porque implican a un número elevado de departamentos y se considera que son demasiado problemáticos, mientras que los problemas pequeños se acometen con gusto.
En control de calidad e inocuidad, es importante construir un sistema de cooperación en el cual todos trabajen juntos para eliminar los problemas y sus causas por orden, empezando por los mayores.
Algunas cuestiones que se deben observar cuando se interpretan y usan los diagramas de Pareto son los siguientes:
- Empezar siempre con el problema que vaya a traer los mayores beneficios de ser resuelto.
- Formar equipos de personas de todos los departamentos pertinentes, hacer que cada departamento discuta las propuestas para resolver el problema, y hacer que cooperen para encontrar una solución.
- Preparar diagramas de Pareto para cada mes y cada período contable.
Si los defectos o las pérdidas más frecuentes decrecen súbitamente, esto indica que ha tenido éxito el esfuerzo cooperativo o que el proceso u otros factores han cambiado súbitamente, aunque nada se haya hecho al respecto.
Sin embargo, si diferentes tipos de defectos o pérdidas decrecen de una forma aproximadamente uniforme, esto indica generalmente que el control ha mejorado.
Por el contrario, si el defecto o la pérdida más frecuente cambia todos los meses, pero no disminuye mucho el porcentaje global del defecto o de la pérdida (en otras palabras, si el diagrama de Pareto es inestable), esto indica falta de control.
El diagrama de Pareto es una herramienta sencilla pero potentísima. Por esta razón, debe utilizarse ampliamente, no solo en control de calidad e inocuidad, sino en toda situación posible.
Gráfico de control
Consiste en un gráfico de líneas, en el cual se colocan ciertos límites llamados límites de control.
Se trazan tres límites: límite de control superior, límite central y límite de control inferior.
Los histogramas permiten ordenar los datos. Los diagramas de Pareto y de causa – efecto permiten ordenar la información y analizarla, para un determinado período de tiempo.
Sin embargo, muchas veces se requiere una herramienta estadística que permita analizar los datos de manera continua y rápida, para lo cual se emplean los gráficos de control.
Es decir, los histogramas, y diagramas de Pareto y causa – efecto muestran información estática (para un período de tiempo), y los gráficos de control muestran información dinámica (a través del tiempo, de manera continua).
Así, los gráficos de control permiten analizar y controlar los efectos que tienen diversos factores que cambian en los procesos a través del tiempo, como los cambios de proveedor, cambios de materia prima, equipos, procedimientos, entre otros.
Los límites de control superior e inferior representan normas de evaluación. La línea central muestra la tendencia o valores ideales donde deberían estar todos los puntos de la gráfica, lo cual es casi imposible, debido a variaciones o fluctuaciones normales que no se pueden controlar al cien por ciento y que siempre van a existir. Por ejemplo, vibraciones en el suelo, incertidumbre de los equipos, y variaciones ambientales (humedad, temperatura, etc.).
Por esta razón, siempre se va a tener un valor nominal y una tolerancia permitida.
Lo que no se deben permitir son las variaciones debido a errores. Estas últimas ocasionan que los puntos en el gráfico de control se salgan de los límites de control superior y/o inferior.
Algunas de estas últimas variaciones se dan por los siguientes errores:
- Operario(a) mal entrenado(a)
- Una mala medición producto de una distracción
- Uso de equipos descalibrados o sin ajuste
- Equipos sin mantenimiento
- Mala interpretación de un resultado, etc.
Los gráficos de control son empleados para un muestreo continuo. Es decir, para tomar muestras y analizarlas en un proceso que no se detiene (proceso continuo). A continuación, se muestra un ejemplo de gráfico de control:
Existen dos tipos de gráficos de control: gráfico de control por variables y gráfico de control por atributos.
Para el primer tipo se emplean características de calidad y/o inocuidades medibles (temperatura, humedad, peso, volumen, acidez, contenidos de sólidos solubles, entre otros).
Para el segundo tipo se emplean características de calidad y/o inocuidades no medibles (se dan por observación), tales como defectos en un producto.
Aparte del muestreo continuo, en el cual se emplean gráficos de control, también se pueden realizar muestreos por lotes, cuando nuestro proceso no es continuo y cuando conocemos el tamaño de los lotes.