a) Conceptos Básicos
Sincronización de Documentos:
1. La sincronización significa que el contenido de un documento se actualiza en todos los dispositivos y para todos los usuarios que lo están editando, casi de inmediato. En una herramienta colaborativa como Google Docs o Microsoft Word Online, todos los usuarios observarán los cambios realizados por otros de forma instantánea, lo que elimina la necesidad de enviar correos electrónicos con las versiones más recientes.
Ejemplo:Si está elaborando un informe en Google Docs y una persona realiza una corrección en una frase, notará el cambio reflejado en el instante, sin necesidad de refrescar la página.
Actualización en Tiempo Real y Cómo se Refleja en los Documentos:
2. Las actualizaciones en tiempo real permiten que los usuarios trabajen simultáneamente en un documento. Cuando una persona edita una sección del archivo, esa modificación se refleja instantáneamente para los demás. Esto elimina la posibilidad de sobrescribir el trabajo de otros.
Ejemplo:
Si usted y un colega están colaborando en un informe de investigación y ambos escriben en el documento al mismo tiempo, los textos se integran sin que se pierda lo que ambos escribieron, y cada acción se refleja con colores diferentes para identificar quién está haciendo cada cambio.
Flujo de Trabajo: Inicio de un Documento Colaborativo:
3. El flujo de trabajo comienza con la creación de un documento en una plataforma de colaboración. Una vez creado, se comparten los permisos de acceso con los colaboradores, quienes pueden comenzar a editar y hacer cambios al instante.
Ejemplo:En Google Docs, puede iniciar un nuevo documento, agregar a sus compañeros de equipo como "colaboradores", y compartir el enlace del archivo con permisos para que editen, comenten o solo vean el contenido.
Imagen alusiva al compartir un archivo y el tipo de acceso que se le puede otorgar:
Plataformas populares para colaboración en tiempo real:
Google Docs:
Ofrece un entorno sencillo para trabajar en documentos, hojas de cálculo y presentaciones, con opciones para comentar y sugerir cambios.
Microsoft Word Online:
Parte de Microsoft 365, permite la edición simultánea de documentos de Word en línea, ideal para usuarios que ya usan la suite de Microsoft.
Ejemplo de flujo de trabajo:
- 1. Crear documento: Abra Google Docs o Microsoft Word Online y seleccione "Nuevo Documento".
- 2. Compartir: Haga clic en "Compartir" y seleccione a los usuarios que pueden ver o editar el documento.
- 3. Colaborar: Todos los usuarios pueden comenzar a escribir, editar y comentar en tiempo real.
En la siguiente imagen, se visualiza la opción en Microsoft Word que permite compartir un documento desde la pestaña “Archivo”, opción “Compartir” y en ella: “Compartir con otras personas”:
Nota:
tomar en cuenta que el archivo debe estar almacenado en la nube para poder compartir con otros usuarios.