Saltar la navegación

Creación de Documentos Colaborativos

a) Pasos para Crear un Documento Colaborativo

1. Elegir la Plataforma Adecuada.

La plataforma elegida depende de las preferencias del equipo y las herramientas disponibles. Entre algunas de las plataformas para tal fin, encontramos las siguientes:

Google Docs:

Ideal para quienes ya utilizan Google Workspace y necesitan trabajar en equipo sin instalar software adicional..

Microsoft Word Online:

Perfecto para usuarios de Microsoft 365, ya que, permite la integración fluida con otras herramientas como Excel y PowerPoint.

Zoho Docs:

Ofrece características similares a Google Docs y Microsoft Word Online, con una interfaz amigable y herramientas adicionales.

Ejemplo:
  • Si el equipo usa Google Workspace, lo más adecuado es usar Google Docs, ya que todos tendrán acceso directo con su cuenta de Google.

2. Crear un Nuevo Documento Desde Cero o Usar Plantillas:

La mayoría de las plataformas colaborativas ofrecen plantillas prediseñadas que facilitan la creación de documentos sin necesidad de empezar desde cero. Esto es útil para tareas recurrentes, como informes, actas de reuniones, presupuestos, entre otros.


Ejemplo de plantilla:
  • En Google Docs, puede seleccionar "Plantillas" en el menú de inicio y elegir entre opciones como "Informe", "Agenda de reunión" o "Propuesta de proyecto". Estas plantillas ya tienen la estructura básica, y solo tendrá que completar la información específica.

3. Compartir el documento:

  • Busque la opción de "Compartir" (de la aplicación que esté utilizando).
  • Ingrese las direcciones de correo electrónico de las personas con las que desea colaborar.
  • Defina los permisos de acceso: Es crucial elegir si los colaboradores pueden “solo ver el documento”, “comentar” o “editarlo”. Para la edición colaborativa, asegúrese de otorgar permisos de "Editor".
  • Opcionalmente, puede agregar un mensaje para notificar a los colaboradores sobre el documento compartido.
  • Haga clic en "Enviar" o "Compartir"