Funcionalidades de Microsoft Planner

Otra de las herramientas que se pueden utilizar para gestión de proyectos está dentro del conjunto de aplicaciones de Microsoft. En este caso vamos a estudiar sobre Planner.

Esta es una herramienta de planificación y gestión de tareas dentro del ecosistema de Microsoft 365. Algunas de sus funcionalidades claves incluyen:

Creación de planes y gestión de tareas

Para crear un plan y gestionar tareas en Planner, sigue estos pasos:

• 1. Acceso a Microsoft Planner: inicie sesión en Microsoft 365 y seleccione la herramienta Planner.
• 2. Al ingresar a Planner, estarán disponibles opciones principales dentro de la herramienta como por ejemplo, para crear un nuevo Plan.
• 3. Crear un nuevo plan: haga clic en "Nuevo Plan", y seleccione el tipo que más se ajuste a sus requerimientos (en nuestro caso a modo de ejemplo, podemos utilizar “administración de proyectos”).
• 4. Al seleccionar la plantilla “administración de proyectos”, se presenta una vista previa de las opciones básicas que posee.
• 5. Después de seleccionar la plantilla, haga clic en el botón “crear”.
• 6. Al crear el plan por medio de la plantilla, Planner genera los depósitos y tareas preestablecidos. En el ejemplo de “administración de proyectos” encontrará los depósitos denominados: “Inicio”, “Planificación”, “Ejecución”, “Supervisión” y “Cierre”.
• 7. Al seleccionar alguna de las tareas en el depósito, se habilitarán las propiedades respectivas, estas pueden ser modificadas acorde con sus requerimientos.
• 8. Añadir tareas: dentro del plan, puede agregar tareas, asignar responsables y establecer fechas de vencimiento.
• 9. Seguimiento y actualización: utilice las vistas de "Tablero" o "Gráficos" para monitorear el avance y actualizar el estado de las tareas.
• 10. Conforme se avance en el desarrollo del proyecto, en el cumplimento de las tareas y asignaciones, la vista gráfica irá reflejando dichos avances.
• 11. Es sumamente importante señalar, que la persona administradora del proyecto debe tener claro las etapas en las que se desarrollará este, los tiempos, las personas responsables y los recursos con los que se dispone para su ejecución, dado que dicha información es el insumo esencial para plasmarla en la herramienta Planner; de tal forma que se convierta en un medio de apoyo para el éxito y ejecución de un proyecto.
• 12. Cuando una tarea se inicia y se van cumpliendo las actividades respectivas, se deben señalar en Planner como “actividades cumplidas”, para ello, se hace clic en el espacio de chequeo (circulo al lado izquierdo de cada actividad), lo cual establecerá el cumplimiento y avance correspondiente.
• 13. Cuando un grupo de asignaciones se han efectuado, la tarea pasará su estado a “tarea completada”.
• 14. Lo anterior actualizará la vista denominada gráfico, de tal forma se logra apreciar el avance correspondiente por tareas.
• 15. Los proyectos en Planner se pueden compartir, para ello existe la opción “invitar a miembros” con el fin de crear un grupo de trabajo o de personal responsable.
• 16. De igual manera, cuando se están generando las tareas, se puede asignar una persona como responsable del cumplimiento de dicha tarea en el equipo.
• 17. Planner se convierte en una alternativa con características de gran ayuda para: el registro y control de las tareas, avance de estas, control de tiempo en el desarrollo de los proyectos y almacenamiento de archivos para el respaldo y registro de las acciones efectuadas.